Wiele materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które niełatwo analizować bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Tyczy się to w głównej mierze rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy rozmaite zapisów ustnych. Samo nagranie daje możliwość odtworzyć przebieg wydarzeń, natomiast przy dłuższych materiałach wyszukiwanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.
Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W współzależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać szczegółowy sposób wypowiedzi lub zostać delikatnie uporządkowany pod kątem czytelności.
Podczas pracy z nagraniami na prawdę często ukazują się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie każde nagranie jest takie proste do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących jednocześnie lub dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce ważne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można jednoznacznie rozpoznać (więcej informacji na stronie: transkrypcja do sądu cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na podstawie własnych przypuszczeń może prowadzić do przemian w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego rodzaju wykorzystuje się odpowiednie oznaczenia lub pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.
Szczególne oczekiwania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne zaprezentowanie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników oraz zachować ich kolejność. W takim przypadku ważne mogą być nie tylko i wyłącznie same słowa, niemniej jednak też wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są trudne do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia uwagi na najmniejsze elementy, ponieważ dosłownie niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą mieć znaczenie przy późniejszej analizie materiału.
Stenogramy znajdują zastosowanie w wielu obszarach, w których potrzebny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na bazie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń albo innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu zależy od jego przeznaczenia oraz oczekiwań dotyczących szczegółowości. Inaczej opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a inaczej materiał, w którym istotna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Finalny kształt takiego zapisu wynika głównie z działu nagrania, jego jakości oraz celu, dla którego jest przygotowywany.
Zobacz również: stenogram.